Personvern er en grunnleggende rettighet, og handler om retten til privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger. Personopplysninger defineres som opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en fysisk person, for eksempel navn, bostedsadresse og
e-postadresse. Behandling av personopplysninger omfatter blant annet innsamling, lagring, sammenstilling og utlevering. Personopplysninger er regulert i personopplysningsloven som etter lovendringen implementerer EUs personopplysningsdirektiv GDPR i norsk rett.
Loven stiller i tillegg krav til sikkerhet i behandlingen av personopplysninger, blant annet krav til konfidensialitet og integritet for opplysningene. Datatilsynet fører tilsyn med loven.

1    Behandlingsansvarlig

Ansvarlig for at personvernreglene blir fulgt, omtales i lovverket som den behandlingsansvarlige. Behandlingsansvarlig er definert i loven som den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal benyttes. I Agenda Kaupang er dette administrerende direktør Marit Brochmann.

Marit Brochmann
E-post: marit.brochmann@agendakaupang.no

2      Personvernombud

Dersom du ønsker å henvende deg til Agenda Kaupang vedrørende din deltagelse i en undersøkelse eller noe annet, ta kontakt med personvernombudet

Kontaktinformasjon til personvernombudet finner du nederst i denne personvernerklæringen.

3    Hvilke behandlinger av personopplysninger foretar Agenda Kaupang

Vi behandler personopplysninger i forbindelse med kunde- og leverandøropplysninger, rådgivning, deltakelse i våre undersøkelser, personal­administrasjon og når du besøker våre nettsider.

3.1      Kunde- og leverandøropplysninger

Agenda Kaupang behandler personopplysninger når vi mottar kontaktinformasjon hos kunder og leverandører. Når du er kunde hos oss, lagrer vi din kontaktinformasjon (navn, forretnings­adresse, telefonnummer og e-postadresse).

3.2      Rådgivning

Oppdragene vi utfører på vegne av våre kunder, kan inneholde behandling av person­opplysninger. Dette gjelder hovedsakelig personalia. Agenda Kaupang vil i disse oppdragene være databehandler og inngår da en databehandleravtale med kunden som behandlingsansvarlig. Denne databehandleravtalen setter rammene for vår behandling av personopplysninger. De konkrete sikkerhetstiltakene og slettefristen vil fremgå av hver enkelt databehandleravtale.

3.3      Deltagelse i våre undersøkelser

Agenda Kaupangs behandlingsgrunnlag er samtykke. Det betyr at deltagelse i våre undersøkelser er frivillig, og deltakerne har når som helst anledning til å avbryte besvarelsen. Deltakerne i undersøkelsen kan også be om at data fra deltagelse i tidligere undersøkelser blir slettet, og/eller at de blir flyttet til et annet foretak (dataportabillitet). Dette gjelder også andre person- og kontaktopplysninger vi måtte ha om deltakerne.

Personopplysningene kan kun benyttes til det formål som er beskrevet ved innsamlingen av datamaterialet. Dersom det skulle bli nødvendig å benytte informasjonen til andre formål, vil vi innhente et nytt samtykke fra deltakeren. Deltakeren har i ettertid rett til å motsette seg at data vedkommende har avgitt, blir brukt videre i databehandlingen.

Vi garanterer konfidensialitet for alle deltakernes opplysninger, bortsett fra i de tilfeller hvor deltakeren selv tydelig og aktivt velger ikke å være anonym overfor vår oppdragsgiver.

Det er kun de medarbeidere i Agenda Kaupang som er direkte tilknyttet undersøkelsen, som har tilgang til direkte identifiserte deltakeres personlige svar. De som kan identifisere deltakernes personlige svar, er forpliktet til å behandle disse konfidensielt og forsiktig, også internt i Agenda Kaupang.

Oppdragsgiver for undersøkelsen får kun informasjon på aggregert nivå, hvor det ikke er mulig å identifisere enkeltsvar eller enkelt person, med mindre den enkelte har gitt sitt samtykke til dette.

3.4      Annet

Deltagernes e-postadresse, og av og til visse bakgrunnsopplysninger som har blitt formidlet til oss fra vår oppdragsgiver, reguleres av de vilkår som er gitt fra oppdragsgiver. Deltagerne har alltid rett til å få vite hvilken informasjon vi har lagret om dem.

Hvis en deltaker mener at vi har håndtert personopplysningene i strid med reglene, kan deltakeren klage til Datatilsynet.

3.5      Personaladministrasjon

Agenda Kaupang AS behandler personopplysninger som en del av personaladministrasjon. De personopplysninger som behandles, er hovedsakelig personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, utdanning, stillingsnivå og opplysninger om pårørende. Agenda Kaupang har protokoll over behandlingsaktiviteter, jf. artikkel 30 i GDPR.

Det rettslige grunnlaget for behandlinger er personopplysningsloven § 8 bokstav f, som erstattes av personvernforordningens artikkel 6, første ledd bokstav f.

Personopplysninger tilknyttet personaladministrasjon blir oppbevart så lenge vedkommende er ansatt i Agenda Kaupang. Personopplysninger om søkere til stillinger blir slettet etter at rekrutteringsprosessen er avsluttet. Hvis vi ønsker å beholde søkerens CV for senere rekruttering, vil vi innhente skriftlig samtykke til dette, som angitt i personvernforordningens artikkel 6, første ledd bokstav a).

Agenda Kaupang benytter e-post og telefon som en del av den daglige driften. Agenda Kaupangs medarbeidere benytter e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert halvår gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer etter reglene i personopplysningsforskriften kapittel 9 (som videreføres med ny lovgivning). Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vårt sentralbord. Loggen slettes automatisk en gang per uke.
I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner.

3.6      Nettbasert behandling av personopplysninger

Våre offentlig tilgjengelige nettsider bruker ingen informasjonskapsler (cookies). Det vil aldri være mulig for oss å identifisere enkeltindividers besøk på våre nettsider.

Vi benytter leverandøren Digital MedieXpert til å levere drifts- og vedlikeholdstjenester av våre nettsider.

4    Lagring og datasikkerhet

Agenda Kaupang oppbevarer personopplysningene kun så lenge det er nødvendig ut fra formål, eller for å oppfylle bestemte lovkrav. Dette innebærer at lagringstiden for ulike typer opplysninger vil kunne variere. Vi lagrer personopplysninger om kunder i henhold til den gjeldende personvernlovgivning.

4.1      Regnskapsopplysninger

Bokføringsloven gjør at fakturaopplysninger må lagres i minst 5 år.

4.2      Kontaktopplysninger og kundeopplysninger

Vi har behov for å lagre kontaktopplysninger så lenge du er kunde hos oss (og en viss periode etter, dette blant annet for å kunne yte deg best mulig service dersom du velger å komme tilbake til oss), mens vi for andre typer opplysninger (for eksempel e-poster) kan ha et kortere lagringsbehov.

4.3      Prosjekter og undersøkelser

Agenda Kaupang behandler personopplysninger i forbindelse med evaluering og oppfølging av prosjekter. Dette blir lagret i et elektronisk arkivsystem hvor det kun er ansatte som har oppgaver knyttet til prosjektet som har tilgang.

Under arbeid med tilbud og prosjekter, lagres personopplysninger i mapper under de aktuelle prosjektene. Vi har tilgangskontroll på mappenivå slik at det kun er de som jobber med det enkelte prosjekt eller den enkelte undersøkelse, som har tilgang til opplysninger om enkeltpersoner.

Personopplysninger innhentet i forbindelse med undersøkelser vi foretar, lagres noe lenger enn undersøkelsens varighet for å kvalitetssikre og for å sikre kontrollmulighet for vår oppdragsgiver om undersøkelsesmetode og resultat.

5    Rettigheter

Agenda Kaupangs behandling av personopplysninger er regulert av personopplysningsloven og ajourført i henhold til lovendringen som implementerer GDPR. Enhver som ber om det, har krav på å få vite hvilke opplysninger Agenda Kaupang har om den enkelte og hva slags behandling av personopplysninger Agenda Kaupang foretar, samt grunnleggende informasjon om disse behandlingene. I den grad vi foretar automatiske behandlinger av personopplysninger, omfatter innsynskravet informasjon om hva slik automatisk behandling går ut på.

De som er registrert i Agenda Kaupangs system, har rett på innsyn i egne opplysninger, og rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller mangelfulle opplysninger blir rettet, slettet eller supplert.

6    Kontaktinformasjon

For spørsmål som gjelder personvernerklæringen eller bruk av personlig informasjon, informasjonskapsler eller lignende teknologi, kan du kontakte oss på e-postadressen
personvern@agendakaupang.no. Du kan også benytte følgende kontaktopplysninger:

Agenda Kaupang v/personvernombud
Hoffsveien 1C
0275 Oslo

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert 13. juli 2021.